Huishoudelijk reglement


Dit document vormt het "Huishoudelijk reglement van BC Touch ’77". 
Dit huishoudelijk reglement moet worden gezien als een uitbreiding van de statuten en bevat een overzicht van regels waaraan iedereen zich binnen de vereniging dient te houden. 

Natuurlijk is een huishoudelijk reglement een weergave van de tijdsgeest binnen de vereniging. Dit reglement kan dan ook eventueel worden aangepast indien de algemene ledenvergadering dit noodzakelijk acht.

Inhoudsopgave

Het huishoudelijk reglement van BC Touch ’77 bestaat uit:

A. Algemeen
B. Lidmaatschap
C. Het bestuur
D. De commissies
     

Het bestuur van BC Touch ’77.
Versie 2.0 - 2014



A. Algemeen

A.1   Definities
Het verenigingsjaar loopt van 1 september tot en met 31 augustus van het volgend jaar.
Het (financiële) boekjaar van de vereniging is gelijk aan het verenigingsjaar.

A.2   Algemene bepalingen
Het lid kan zich nooit beroepen op onbekendheid met het bepaalde in het huishoudelijk reglement.

Dit reglement kan op voorstel van het bestuur of van de leden worden gewijzigd door de algemene ledenvergadering. De gewenste wijziging behoeft 2/3 meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden.
In alle gevallen, waarin dit reglement niet voorziet, of waarin over de uitleg twijfel bestaat, beslist het bestuur. Het bestuur dient een dergelijke beslissing openlijk bekend te maken.

B. Lidmaatschap

B.1   Aanmelden lidmaatschap
Eenieder die dat wil kan drie keer gratis meespelen op één van de speeltijden van de vereniging. Tijdens deze periode krijgt men een inschrijfformulier dat men ingevuld dient in te leveren bij één van de bestuursleden.

B.2   Ingang lidmaatschap
Het lidmaatschap gaat in nadat men een bevestiging van de aanmelding heeft ontvangen.
Bijgesloten bij de bevestiging (per brief of e-mail) krijgt men:

B.3   Duur van het lidmaatschap
Het lidmaatschap gaat men aan voor een onbepaalde tijd. Het lidmaatschap beëindigt men door schriftelijke opzegging van het lidmaatschap (zie artikel B.4).

B.4   Opzegging lidmaatschap
Indien men het lidmaatschap van de vereniging wil opzeggen dient men dit schriftelijk of per e-mail te melden bij de secretaris. Men kan het lidmaatschap opzeggen uiterlijk één maand voor het einde van het speelseizoen (dus tot en met 31 juli).
Nadat de afmelding is ontvangen, krijgt men een brief of email ter bevestiging van de afmelding.

B.5   Minimale leeftijd
Kandidaat-leden die de leeftijd van 15 jaar voor de peildatum van 1 september hebben bereikt, kunnen zich aanmelden als lid van de vereniging.

B.6   Contributie
De contributie bestaat alleen uit een verenigingscontributie. Alle leden (behalve ereleden, zie artikel B.9) zijn verplicht tot contributiebetaling. De verenigingscontributie wordt elk jaar in de algemene ledenvergadering vastgesteld en geldt voor het eerstvolgende verenigingsjaar. Indien de algemene ledenvergadering na 1 september wordt gehouden, gaat de (gewijzigde) contributie met terugwerkende kracht vanaf 1 september in.

B.7   Betalingswijze
De verenigingscontributie dient aan het begin van het verenigingsjaar te zijn voldaan d.m.v. overboeking, doch uiterlijk één maand na aanvang van het verenigingsjaar.

B.8   Achterstand betalingen
Wanneer een lid vier weken achter is met betalingen zal de penningmeester het lid schriftelijk verzoeken (herinnering) alsnog de verschuldigde contributie binnen twee weken te betalen. 

Indien het lid na twee weken nog niet heeft betaald, zal de penningmeester een aanmaning sturen waarin wordt verzocht alsnog de contributie binnen twee weken te voldoen. De te betalen contributie wordt in dit geval verhoogd met de aanmanings­kosten van € 5,00.

B.9   Ereleden
Op voorstel van het bestuur kan de algemene ledenvergadering een lid wegens bijzondere verdiensten voor de vereniging tot erelid benoemen.
Ereleden betalen geen contributie.

B.10 Overige regels

C. Het bestuur

C.1   Taakstelling en regels van het bestuur
Het bestuur bestaat uit ten minste drie personen en kent altijd een dagelijks bestuur (voorzitter, penningmeester en secretaris). Er is geen maximum verbonden aan het aantal algemene bestuursleden. Bestuursbesluiten worden door het bestuur genomen. Indien de voortgang een snelle besluitvorming vereist en het bestuur kan niet tijdig bijeenkomen, is het dagelijks bestuur bevoegd namens het bestuur te besluiten.
De algemene bestuursleden zijn belast met een aangewezen deel van de bestuurstaak.
Een bestuurslid wordt gekozen voor een periode van vier jaar. Indien een bestuurslid eerder aftreedt dan zijn of haar termijn van vier jaar zal het rooster onveranderd van toepassing zijn voor zijn of haar opvolg(st)er.
Een bestuurslid kan meer dan één functie bekleden.
Voor het bestuur geldt het volgende rooster van aftreden; 

het eerste jaar de voorzitter;
het tweede jaar de penningmeester;
het derde jaar de secretaris;
het vierde jaar het lid algemeen;

het vijfde jaar zoals het eerste jaar, enzovoort.                                                                                                                                                             
Volgens het rooster treedt de voorzitter af in 2016, 2020, etc.
Een bestuurslid kan terstond herkozen worden voor nog een periode van vier jaar.
De bestuursfunctie eindigt in elk geval, zodra het lidmaatschap van de vereniging wordt beëindigd.

Indien een bestuurslid naar het oordeel van een meerderheid van het bestuur zijn/haar functie verwaarloost of handelingen (heeft) verricht die schadelijk zijn voor de belangen of het aanzien van de vereniging, kan hij/zij door het bestuur voor de bestuursfunctie worden geschorst. Een schorsing die niet binnen drie maanden bevestigd wordt door een besluit in de algemene ledenvergadering eindigt na die termijn.

Afgetreden, geschorste of uit de functie gezette bestuursleden zijn verplicht om alle bescheiden en eigendommen van de vereniging, welke zij onder hun berusting hebben, binnen drie weken in behoorlijke staat aan hun opvolger of aan het bestuur over te dragen.

C.2   Taakstelling van de voorzitter
De voorzitter heeft onder meer tot taak:
- het algemeen coördinerend optreden binnen de vereniging;
- het optreden als woordvoerder van de vereniging, tenzij het bestuur deze taak aan een ander bestuurslid overdraagt;
- het leiden van de bestuurs- en algemene leden­vergadering. Bij ontstentenis of verhindering wordt de voorzitter vervangen door de secretaris of de penning­meester (in die volgorde);

C.3   Taakstelling van de secretaris
De secretaris heeft onder meer tot taak:
- het toezicht houden op alle administratieve en publicitaire zaken;
- het uitnodigen van de deelnemers aan de bestuurs- en algemene ledenvergadering(en) en het notuleren van deze vergaderingen;
- het voeren van alle correspondentie van de vereniging en een kopie houden van alle stukken die namens de vereniging of een van haar commissies uitgaan;
- het uitbrengen van een jaarverslag;
- het voeren van de ledenadministratie.

C.4   Taakstelling van de penningmeester
De penningmeester heeft onder meer tot taak:
- het voeren van de financiële administratie en het beheren van de gelden van de vereniging;
- het innen van contributies, donaties en andere vorderingen;
- her voorleggen van de boeken en bescheiden aan de door de algemene ledenvergadering benoemde kascommissie en het aan deze kascommissie verstrekken van alle gevraagde gegevens;
- het opstellen van de begroting en het financieel jaarverslag.

C.5   Taakstelling algemene bestuursleden
De algemene bestuursleden hebben onder meer tot taak:
- het bijwonen van de vergadering en mede opstellen van het verenigingsbeleid;
- het ondersteunen van overige activiteiten van het bestuur.

C.6   Mededelingen en publicatie van besluiten
Indien het bestuur overeenkomstig haar taakstelling een besluit heeft genomen en dat men kenbaar wil maken aan de leden zal dit worden gepubliceerd in een nieuwsbrief die bij voorkeur per e-mail wordt verstuurd. Een kopie zal tevens op het prikbord worden gehangen. Men kan zich niet beroepen op het feit dat hij of zij niet op de hoogte is geweest van een besluit.

D. De commissies

D.1   Kascommissie
De Kascommissie bestaat uit ten minste twee roulerende meerderjarige stemgerechtigde leden, die gekozen worden voor twee jaar. Bestuursleden mogen geen lid zijn van de kascommissie. De kascommissie heeft tot taak het nazien van alle financiële hande­lingen binnen de vereniging. Zij is bevoegd op gezette en ongezette tijden de kas te controleren. Van haar bevindingen brengt zij verslag uit aan het bestuur. Zij is verplicht eenmaal per jaar en wel ongeveer twee weken voor de algemene ledenvergadering, de kas te controleren. Op deze vergade­ring brengt zij verslag uit van haar werkzaamheden en bevindingen en geeft advies het bestuur voor haar financiële handelingen te dechargeren.

D.2   Andere commissies
Het bestuur en de algemene ledenvergadering zijn gemachtigd andere dan hier genoemde commissies te benoemen, als het in het belang van de vereniging is. Bij benoeming wordt tevens een voorzit­ter aangewezen. Aldus ingestelde commissies worden geacht te zijn ontbonden, zodra hun taak is volbracht en anders van algemene ledenvergadering tot algemene ledenvergadering.

D.3   Onkostenvergoeding commissieleden
De commissieleden kunnen de onkosten die zij maken voor hun werkzaamheden ten behoeve van de vereniging declareren bij de penningmeester. In geval van twijfel beslist het bestuur.